REGULAMENTAÇÃO DA GESTÃO E FISCALIZAÇÃO DE CONTRATOS ADMINISTRATIVOS NO IFMG

Março 2022

APRESENTAÇÃO

Por meio da Portaria nº 722, de 26 de outubro de 2021, foi criado a Comissão com a finalidade de promover estudos com vistas à revisão geral do Manual de Fiscalização de Contratos do IFMG de 2017, com foco nos reflexos promovidos no manual vigente, em face da:

Instrução Normativa SEGES nº 5, de 25 de maio de 2017;

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Implantação do Sistema Eletrônico de Informações - SEI-IFMG;

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Implantação do Sistema Unificado de Administração Pública - SUAP-IFMG.

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O presente Manual de Fiscalização de Contratos tem como objetivo auxiliar, orientar e subsidiar os gestores e fiscais de contratos, titulares e substitutos, e demais envolvidos nesta atividade, nos procedimentos de gestão e fiscalização dos produtos e serviços contratados.

Nota: A elaboração deste material foi baseado no Regulamento de Fiscalização de Contratos Administrativos da Advocacia Geral da União - 2018

SUMÁRIO

APRESENTAÇÃO 1

SUMÁRIO 2

CAPÍTULO I - DISPOSIÇÕES PRELIMINARES 3

Seção I - Legislação 3

Seção II - Perfis de Atuação 4

Seção III - Regras Gerais para as Designações 5

Subseção I - Dos Gestores de Contratos 5

Subseção II - Dos Fiscais de Contratos 5

CAPÍTULO II - DAS COMPETÊNCIAS 6

Seção I - Fiscal Administrativo 6

Seção II - Fiscal Técnico 7

Seção III - Fiscal Setorial 9

Seção IV - Público Usuário 10

Seção V - Gestor do Contrato 10

Seção VI - Área de Orçamento e Finanças 10

Seção VII - Área de Gerenciamento de Contratos 11

Seção XIII - Das Vedações 12

CAPÍTULO III - DA GESTÃO DOS CONTRATOS 13

Seção I - Da Formalização e Publicação dos Contratos 13

Seção II - Da Vigência e da Prorrogação 13

Seção III - Da Alteração dos Contratos 13

Seção IV - Da Repactuação, do Reajuste e da Revisão de Preços dos Contratos 13

Seção V - Do Encerramento dos Contratos 14

Seção VI - Da Rescisão dos Contratos 14

CAPÍTULO IV - DA FISCALIZAÇÃO DOS CONTRATOS 14

Seção I - Da Reunião Inicial 14

Seção II - Do Acompanhamento da Execução 15

Seção III - Do Processo de Pagamento 15

Seção IV - Do Processo de Aplicação de Sanções 16

CAPÍTULO V - DO SISTEMA ELETRÔNICO DE INFORMAÇÕES - SEI-IFMG 16

CAPÍTULO VI - DO SISTEMA UNIFICADO DE ADMINISTRAÇÃO PÚBLICA - SUAP 16

CAPÍTULO VII - CONSIDERAÇÕES GERAIS 16

ANEXOS 18

ANEXO I - MODELOS DE LISTAS DE VERIFICAÇÃO (CHECKLISTS) 18

Seção I - Lista de Verificação do Fiscal Técnico 18

Seção II - Lista de Verificação do Fiscal Administrativo 20

Seção II-A - Fiscal Administrativo - Diretrizes 20

Seção II-B - Fiscal Administrativo - Contratos Comuns 22

ANEXO II - MODELOS DE RELATÓRIOS 26

Seção I - Relatório de Fiscalização Setorial 26

Seção II - Relatório de Fiscalização Técnica 27

Seção III - Relatório de Fiscalização Administrativa 28

Seção IV - Relatório com Justificativa para Prorrogação Contratual 29

ANEXO III - MODELOS DE E-MAILS PARA O SISTEMA SUAP 30

Seção I - Informação sobre Inclusão, Exclusão ou Alteração dos Responsáveis pelo Contrato 30

Seção II - Relação dos Contratos a Vencer em 180, 150, 120, 90 e 60 dias 31

Seção III - Relação dos Contratos sob sua Responsabilidade 33

Seção IV - Notificação de Ocorrência 34

ANEXO IV - Modelo para Termo de Compromisso e Manutenção de Sigilo 35

ANEXO V - Modelo de Declaração de Nepotismo 36

CAPÍTULO I - DISPOSIÇÕES PRELIMINARES

Seção I - Legislação

1.1.1. As definições e regras deste Manual de Fiscalização de Contratos são complementares à Instrução Normativa SEGES/MP nº 05/2017 e à Instrução Normativa SGD/ME nº 01/2019, e seus anexos.

1.1.1.1. O conteúdo deste manual e o das citadas instruções normativas e de outras normas pertinentes deve ser integralmente observado.

1.1.2. Os Cadernos de Logística, e demais documentos e orientações disponibilizados no Portal de Compras, devem ser utilizados como material complementar. (http://www.comprasgovernamentais.gov.br/).

1.1.3 Artigos disponibilizados na Base de Conhecimentos da Central de Serviços do SUAP-IFMG devem ser utilizados como material de apoio.

Seção II - Perfis de Atuação

1.2.1. As competências definidas neste manual estão agrupadas conforme os perfis de atuação relacionados abaixo:

Fiscal Setorial – servidor designado junto ao local de execução do contrato, quando da prestação dos serviços ocorrer concomitantemente em unidades desconcentradas do IFMG, para o acompanhamento da execução do contrato nos aspectos técnicos ou administrativos, conforme política definida pelo Setor Requisitante do Serviço ou da Área Especializada no objeto;

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Fiscal Administrativo – servidor designado para o acompanhamento e fiscalização dos aspectos administrativos da execução dos serviços:

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- nos contratos com regime de dedicação exclusiva de mão de obra quanto às obrigações previdenciárias, fiscais e trabalhistas, bem como quanto às providências tempestivas nos casos de inadimplemento contratual.

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- nos contratos de Obras e Serviços de engenharia ou outros contratos que não sejam de regime de dedicação exclusiva de mão de obra, conforme política definida pelo Setor Requisitante ou área Área Especializada no objeto.

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Fiscal Técnico – servidor designado para o acompanhamento e fiscalização da execução do contrato nos aspectos técnicos, com o objetivo de avaliar a execução do objeto nos moldes contratados e, se for o caso, aferir se a quantidade, qualidade, tempo e modo da prestação dos serviços estão compatíveis com os indicadores de níveis mínimos de desempenho estipulados no ato convocatório, para efeito de pagamento conforme o resultado, podendo ser auxiliado pela fiscalização de que trata o item “e” deste rol;

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Fiscal - servidor designado para o acompanhamento da execução do contrato nos aspectos técnicos e administrativos, acumulando as competências do Fiscal Administrativo e Fiscal Técnico.

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Fiscalização pelo Público Usuário: é o acompanhamento da execução contratual por meio de pesquisa de satisfação junto ao usuário, com o objetivo de aferir os resultados da prestação dos serviços, os recursos materiais e os procedimentos utilizados pela Contratada, quando for o caso, ou outro fator determinante para a avaliação dos aspectos qualitativos do objeto;

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Gestor do Contrato – servidor designado para Controlar, analisar e executar as atividades de formalização de termos contratuais, instruindo o processo, quando for o caso, quanto à prorrogação, repactuação, revisão, reajuste de preço, acréscimo e supressão, por meio de termos aditivos ou apostilamentos;

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Ordenador de Despesas – autoridade de cujos atos resultarem emissão de empenho, autorização de pagamento, suprimento ou dispêndio de recursos;

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Preposto da Contratada – representante da empresa formalmente designado responsável por acompanhar a execução do contrato e atuar como interlocutor principal junto à contratante, incumbido de receber, diligenciar, encaminhar e responder as principais questões técnicas, legais e administrativas referentes ao andamento contratual. A depender da natureza dos serviços, poderá ser exigida a manutenção do preposto da empresa no local da execução do objeto, bem como pode ser estabelecido sistema de escala semanal ou mensal (parágrafo 4° do art. 44 da IN SEGES/MP nº 05/2017);

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Área de Orçamento e Finanças – setor, divisão, coordenação ou outro agrupamento de funções relacionada à gestão orçamentária e financeira nos Campi e Reitoria;

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Área de Gerenciamento de Contratos – setor, divisão, coordenação ou outro agrupamento de funções relacionada à gestão contratual nos Campi e Reitoria.;

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Setor Requisitante do Serviço ou Área especializada no objeto - Setor responsável pela elaboração do Termo de Referência ou Projeto Básico, a quem caberá avaliar a pertinência de modificar ou não os Estudos Preliminares e o Gerenciamento de Risco, a depender da temporalidade da contratação.

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1.2.1.1. O encargo de gestor ou fiscal não pode ser recusado pelo servidor, por não se tratar de ordem ilegal, conforme determina o art. 43 da IN SEGES/MP nº 05/2017. Na indicação do servidor deve ser considerado a compatibilidade com as atribuições do cargo, a complexidade da fiscalização, o quantitativo de contratos por servidor e a sua capacidade para o desempenho das atividades.

Seção III - Regras Gerais para as Designações

Subseção I - Dos Gestores de Contratos

1.3.1.1 Todos os Campi devem ter um servidor designado para a função de Gestor de Contratos e outro para Gestor de Contratos substituto.

1.3.1.2 Os servidores que compõem o Setor de Contratos da Reitoria são designados como Gestores de Contratos.

1.3.1.3 A designação dos Gestores de Contratos será feita por meio de Portaria específica assinada pelo Reitor.

Subseção II - Dos Fiscais de Contratos

1.3.2.1. A indicação do fiscal e seu substituto caberá ao setor requisitante dos serviços.

1.3.2.1.1. Para o exercício da função, o fiscal deverá ser cientificado, expressamente, da indicação e respectivas atribuições antes da formalização do ato de designação.

1.3.2.1.2. Na indicação de servidor devem ser considerados a compatibilidade com as atribuições do cargo, a complexidade da fiscalização, o quantitativo de contratos por servidor e sua capacidade para o desempenho das atividades.

1.3.2.1.3. Nos casos de atraso ou falta de indicação, de desligamento ou afastamento extemporâneo e definitivo do fiscal e seu substituto, até que seja providenciada a indicação, a competência de suas atribuições caberá ao responsável pela indicação, conforme o item 1.3.2.1.

1.3.2.2. Quando houver a necessidade de mudança do fiscal ou seu substituto, o setor requisitante dos serviços deverá solicitar através do Sistema Eletrônico de Informação – SEI-IFMG, à autoridade competente a qual o fiscal está vinculado, a alteração, visando a expedição de nova Portaria de designação.

1.3.2.3. O servidor designado para fiscalização de contratos deverá ser capacitado e orientado para o exercício de suas funções.

1.3.2.4. O fiscal deverá acumular suas tarefas normais do cargo que ocupa na Administração Pública com as de fiscal de contrato, sob pena de não o fazendo cometer insubordinação, não podendo alegar desconhecimento de causa.

1.3.2.5. Os fiscais e seus substitutos respondem administrativamente pelo exercício irregular das atribuições que lhes são confiadas, estando sujeitos às penalidades previstas no estatuto dos servidores, conforme Arts. 116 e 117 da Lei 8.112/90.

1.3.2.6. A designação de Fiscal de Contrato será feita por meio de Portaria específica, conforme fluxograma disponibilizado na base de conhecimentos do SEI-IFMG.

1.3.2.6.1. Nos contratos firmados sob o CNPJ da Reitoria a portaria de designação será assinada pelo Reitor;

1.3.2.6.2. Nos casos de contratos firmados sob o CNPJ dos Campi descentralizados a portaria de designação será assinada pelos Diretores Gerais de cada unidade.

CAPÍTULO II - DAS COMPETÊNCIAS

Seção I - Fiscal Administrativo

2.1.1. Acompanhar e fiscalizar os aspectos administrativos do contrato, observando o disposto no Anexo VIII-B da IN SEGES/MP nº 05/2017, com o auxílio das listas de verificação.

2.1.2. Registrar as faltas cometidas pela Contratada como uma ocorrência no sistema SUAP.

2.1.3. Acompanhar a correção e a readequação das faltas cometidas pela Contratada quanto à documentação e outros aspectos administrativos do contrato, utilizando as funcionalidades de ocorrências do sistema SUAP.

2.1.4. Comunicar ao Setor Requisitante do Serviço as situações que exigirem decisões e providências definitivas.

2.1.5. Elaborar o Relatório de Fiscalização Administrativa, com base na Lista de Verificação do Fiscal Administrativo e verificado as Ocorrências registradas no SUAP, referente ao período de prestação do serviço, arquivando-o no sistema SUAP.

2.1.6. Receber documentos relativos ao contrato, respondendo ou encaminhando à autoridade competente para as providências cabíveis.

2.1.7. Realizar, mensalmente, por meio do ComprasNET, consulta ao Sistema de Cadastramento Unificado de Fornecedores – SICAF, verificando principalmente as Ocorrências e Situação do Fornecedor, a fim de certificar-se de que a Contratada mantém as condições iniciais de habilitação, devendo, em caso de irregularidade, comunicar o fato ao Gestor do Contrato para adoção das providências cabíveis, em observância artigos 27; 55, inc. XIII; 78, inc. I e 79, inc. I, da Lei n. 8.666/93 e IN SG/MP nº 03, de abril de 2018.

2.1.8. Cadastrar e manter atualizada a lista de terceirizados no sistema SUAP.

2.1.9. Participar do Plano de Fiscalização do Contrato.

2.1.10. Participar da reunião inicial convocada pelo Fiscal Técnico.

2.1.11. Participar da atualização do Mapa de Riscos após eventos relevantes, durante a gestão do contrato.

2.1.12. Informar à Área de Gerenciamento de Contratos a necessidade de designação de novo Fiscal Administrativo, em caso de sua impossibilidade ou alteração de Unidade/local de trabalho.

2.1.13. As competências do Fiscal Administrativo relacionadas aos contratos de Obras e Serviços de engenharia ou outros que não sejam contratos com regime de dedicação exclusiva de mão de obra, deverão ser estabelecidas em política definida pelo Setor Requisitante ou área Área Especializada no objeto.

Seção II - Fiscal Técnico

2.2.1. Acompanhar a qualidade dos serviços realizados ou dos bens entregues, observando o disposto no Anexo VIII-A da IN SEGES/MP nº 05/2017, com o auxílio das Listas de Verificação e de acordo com os Critérios de Aceitação definidos em contrato.

2.2.2. Avaliar a qualidade dos serviços realizados ou dos bens entregues, a partir da aplicação das Listas de Verificação e de acordo com os Critérios de Aceitação definidos em contrato, e as não conformidades com os termos contratuais, considerando as justificativas apresentadas pela Contratada.

2.2.3. Verificar a manutenção das condições definidas nos Modelos de Execução e de Gestão do Contrato, conforme disposto nos itens 2.5 e 2.6, do anexo V, da IN SEGES/MP nº 05/2017, nos contratos de soluções de Tecnologia da Informação, conforme disposto nos art. 19 e 20 da IN SGD/ME nº 01/2019.

2.2.4. Registrar as faltas cometidas pela Contratada como uma ocorrência no sistema SUAP.

2.2.5. Acompanhar a correção e a readequação das faltas cometidas pela Contratada quanto ao objeto do contrato, utilizando as funcionalidades do sistema SUAP.

2.2.6. Elaborar o Relatório de Fiscalização Técnica, com base na Lista de Verificação do Fiscal Técnico e verificado as Ocorrências registradas no SUAP, referente ao período de prestação do serviço, arquivando-o no sistema SUAP.

2.2.7. Emitir o Termo de Recebimento Provisório, consolidando os recebimentos provisórios emitidos pelos Fiscais Setoriais, quando houver, exceto nos contratos de soluções de Tecnologia da Informação em que a emissão do Termo de Recebimento Provisório é realizada exclusivamente pelo Fiscal Técnico, em atendimento ao disposto na IN SGD/ME nº 01/2019.

2.2.8. Emitir o Termo de Recebimento Definitivo.

2.2.9. Comunicar ao Setor Requisitante do Serviço as situações que exigirem decisões e providências definitivas.

2.2.10. Receber documentos relativos ao contrato, respondendo ou encaminhando à autoridade competente para as providências cabíveis.

2.2.10.1. Incluir os documentos relacionados aos pedidos de reajuste, repactuação e reequilíbrio, juntando-os digitalmente aos respectivos tipos de processos, para que a Área de Gerenciamento de Contratos adote as providências pertinentes, conforme fluxograma disponibilizado na base de conhecimentos do SEI-IFMG.

2.2.10.2. Encaminhar ao Gestor do Contrato a documentação pertinente para formalização dos procedimentos quanto aos aspectos que envolvam prorrogação, alteração, eventual aplicação de sanções, extinção dos contratos, dentre outros, conforme fluxograma disponibilizado na base de conhecimentos do SEI-IFMG.

2.2.11. Realizar, mensalmente, por meio do ComprasNET, consulta ao Sistema de Cadastramento Unificado de Fornecedores – SICAF, principalmente as Ocorrências e Situação do Fornecedor, a fim de certificar se de que a Contratada mantém as condições iniciais de habilitação, devendo, em caso de irregularidade, comunicar o fato ao Gestor do Contrato para adoção das providências cabíveis, em observância artigos 27; 55, inc. XIII; 78, inc. I e 79, inc. I, da Lei n. 8.666/93 e IN SG/MP nº 03, de abril de 2018.

2.2.12. Providenciar a atualização do Documento de Ciência do Termo de Compromisso de Manutenção de Sigilo e a Declaração de Nepotismo, sempre que ocorrerem inclusões de profissionais na equipe prestadora dos serviços, juntando-os digitalmente no sistema SUAP.

2.2.13. Elaborar Plano de Fiscalização do Contrato.

2.2.14. Convocar a reunião inicial.

2.2.15. Convocar o Preposto da empresa para reunião inicial.

2.2.16. Participar da atualização do Mapa de Riscos após eventos relevantes, durante a gestão do contrato.

2.2.17. Informar à Área de Gerenciamento de Contratos a necessidade de designação de novo Fiscal Técnico, em caso de sua impossibilidade ou alteração de Unidade/local de trabalho.

2.2.18. Comunicar à empresa para que emita a Nota Fiscal ou Fatura com o valor exato dimensionado pela fiscalização com base no Instrumento de Medição de Resultado (IMR) ou instrumento substituto, se for o caso.

2.2.19. Realizar consultas e registros nos sistemas SIASG, SICAF e ComprasNet, para verificação da regularidade fiscal da Contratada, sobretudo anteriormente às eventuais alterações e prorrogações contratuais.

2.2.20. Encaminhar as demandas por meio das Ordens de Serviço ou de Fornecimento de Bens.

2.2.21. Realizar as movimentações na conta-depósito vinculada.

Seção III - Fiscal Setorial

2.3.1 As competências do Fiscal Setorial deverão ser estabelecidas em política definida pelo Setor Requisitante ou Área Especializada no objeto, conforme especificidades do objeto contratado.

2.3.2 Acompanhar e fiscalizar “in loco” a execução do contrato quanto aos aspectos descritos pelo Setor Requisitante do Serviço.

2.3.3. Comunicar ao Setor Requisitante do Serviço as situações que exigirem decisões e providências definitivas.

2.3.4 Elaborar Relatório de Fiscalização Setorial, com base na Lista de Verificação do Fiscal Técnico, na Lista de Verificação do Fiscal Administrativo e verificado as Ocorrências registradas no SUAP, referente ao período de prestação do serviço, arquivando-o no sistema SUAP.

2.3.5. Receber documentos relativos ao contrato, respondendo ou encaminhando à autoridade competente para as providências cabíveis, mantendo os originais em arquivo.

2.3.6. Informar à Área de Gerenciamento de Contratos a necessidade de designação de novo Fiscal Setorial, em caso de sua impossibilidade ou alteração de Unidade/local de trabalho.

Seção IV - Público Usuário

2.4.1. Participar da fiscalização do contrato conforme definido no Plano de Fiscalização de cada contrato.

Seção V - Gestor do Contrato

2.5.1. Controlar, analisar e executar as atividades de formalização de termos contratuais, instruindo o processo, quando for o caso, quanto à prorrogação, repactuação, reequilíbrio, reajuste de preço, acréscimo e supressão, por meio de termos aditivos ou apostilamentos.

2.5.2. Emitir nota técnica sobre contratos e seus aditamentos, quando necessário.

2.5.3. Inserir no sistema SUAP os dados cadastrais e os arquivos em PDF pertinentes à contratação, no prazo de 5 (cinco) dias úteis, a partir da publicação do termo contratual ou da assinatura dos documentos, tais como: apostilamentos, empenhos(ordinários e de execução continuada), portarias e outros.

2.5.4. Providenciar a publicação dos termos contratuais na imprensa oficial, utilizando o sistema COMPRAS CONTRATOS.

2.5.5. Entregar à Contratada uma via original do contrato assinado e outros documentos relacionados à contratação.

2.5.6. Acompanhar as notificações do sistema SUAP relacionadas à vigência do contrato, atuando junto ao Fiscal, sempre que necessário, e auxiliando o ordenador de despesas quanto à manutenção ou não do contrato.

2.5.7. Solicitar emissão de certificação orçamentária, nota de empenho e autorizações.

2.5.8. Registrar no sistema COMPRAS CONTRATOS informações dos termos e garantias contratuais.

2.5.9. Controlar e executar as garantias apresentadas pela Contratada.

2.5.10. Emitir atestado de capacidade técnica, com base nas informações dos fiscais de contrato.

2.5.11. Solicitar a indicação dos Fiscais, e de seus substitutos, dos contratos firmados. As indicações devem conter nome completo e matrícula SIAPE.

2.5.12. Minutar a Portaria de designação dos Fiscais, e de seus substitutos, conforme fluxograma disponibilizado na base de conhecimentos do SEI-IFMG.

2.5.13. Providenciar a abertura da conta-depósito vinculada.

2.5.14. Registrar ocorrências no sistema SUAP, em complemento aos registros realizados pelos fiscais.

2.5.15. Receber documentos relativos ao contrato, respondendo ou encaminhando à autoridade competente para as providências cabíveis.

2.5.16. Realizar consultas e registros nos sistemas SIASG, SICAF e ComprasNet.

2.5.17. Informar à autoridade competente a necessidade de designação de novo Gestor do Contrato, em caso de sua impossibilidade ou alteração de Unidade/local de trabalho.

2.5.18. Participar da atualização do Mapa de Riscos após eventos relevantes, durante a gestão do contrato.

Seção VI - Área de Orçamento e Finanças

2.6.1. Verificar se os valores faturados estão em conformidade com o contrato e se a Nota Fiscal foi atestada e emitida dentro do prazo de sua validade.

2.6.2. Consultar nos sistemas SIASG e SIAFI a situação cadastral da Contratada, bem como verificar o registro das medições de execução e qualidade.

2.6.3. Realizar consultas e registros nos sistemas SIASG, SICAF e ComprasNet, para verificação da regularidade fiscal da Contratada.

2.6.4. Calcular os valores a serem retidos como tributos, se a empresa não apresentou Declaração de Opção pelo Simples Nacional, conforme legislação vigente.

2.6.5. Discriminar alíquotas e valores para a devida retenção de tributos, conforme legislação pertinente, bem como valor líquido a pagar, para fins de autorização do Ordenador de Despesas.

2.6.6. Conferir os valores e verificar a disponibilidade dos saldos contratuais e dos empenhos.

2.6.7. Emitir a certificação orçamentária autorizada pelo Ordenador de Despesa.

2.6.8. Registrar os documentos orçamentários e financeiros nos sistemas SIASG e SIAFI.

2.6.9. Realizar os pagamentos.

Seção VII - Área de Gerenciamento de Contratos

2.7.1 Controlar, analisar e executar as atividades de formalização de termos contratuais, instruindo o processo, quando for o caso, quanto à prorrogação, repactuação, reequilíbrio, reajuste de preço, acréscimo e supressão, por meio de termos aditivos ou apostilamentos.

Seção XIII - Das Vedações

2.8.1. É vedado à Administração ou aos seus servidores praticar atos de ingerência na administração da Contratada, a exemplo de:

Possibilitar ou dar causa a atos de subordinação, vinculação hierárquica, prestação de contas, aplicação de sanção e supervisão direta sobre os empregados da Contratada;

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Exercer o poder de mando sobre os empregados da Contratada, devendo reportar-se somente aos prepostos ou responsáveis por ela indicados, exceto quando o objeto da contratação previr a notificação direta para a execução das tarefas previamente descritas no contrato de prestação de serviços para a função específica, tais como nos serviços de recepção, serviços de transporte, apoio administrativo ou ao usuário;

0

Direcionar a contratação de pessoas para trabalhar nas empresas contratadas;

0

Promover ou aceitar o desvio de funções dos trabalhadores da Contratada, mediante a utilização destes em atividades distintas daquelas previstas no objeto da contratação e em relação à função específica para a qual o trabalhador foi contratado;

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Considerar os trabalhadores da Contratada como colaboradores eventuais do próprio órgão ou entidade responsável pela contratação, especialmente para efeito de concessão de diárias e passagens;

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Definir o valor da remuneração dos trabalhadores da empresa contratada para prestar os serviços, salvo nos casos específicos em que se necessita de profissionais com habilitação ou experiência superior à daqueles que, no mercado, são remunerados pelo piso salarial da categoria, desde que justificadamente;

0

Conceder aos trabalhadores da Contratada direitos típicos de servidores públicos, tais como recesso, ponto facultativo, dentre outros, ou negociar folgas e compensação de jornada; e

0

Manter contato com a Contratada, visando obter benefício ou vantagem direta ou indireta, inclusive para terceiros.

0

CAPÍTULO III - DA GESTÃO DOS CONTRATOS

Seção I - Da Formalização e Publicação dos Contratos

3.1.1 Para formalização e publicação dos contratos, deverá ser observado o disposto na IN SEGES/MP nº 05/2017, Anexo VII-G.

3.1.2 O Contrato será formalizado por meio de processo eletrônico no sistema SEI-IFMG, conforme fluxograma disponibilizado na base de conhecimentos do SEI-IFMG.

Seção II - Da Vigência e da Prorrogação

3.2.1 As regras sobre a vigência e prorrogação dos contratos estão dispostas na IN SEGES/MP nº 05/2017, Anexo IX.

3.2.2 A prorrogação do contrato será formalizada por meio de processo eletrônico no sistema SEI-IFMG, conforme fluxograma disponibilizado na base de conhecimentos do SEI-IFMG.

Seção III - Da Alteração dos Contratos

3.3.1. As regras sobre a alteração dos contratos estão dispostas na IN SEGES/MP nº 05/2017, Anexo X.

3.3.2. A alteração dos contratos será formalizada por meio de processo eletrônico no sistema SEI-IFMG, conforme fluxograma disponibilizado na base de conhecimentos do SEI-IFMG.

Seção IV - Da Repactuação, do Reajuste e da Revisão de Preços dos Contratos

3.4.1. As regras sobre repactuação e reajuste dos contratos estão dispostas na IN SEGES/MP nº 05/2017, Capítulo V, Seção III, Subseção VI.

3.4.2. A previsão legal sobre a Revisão/Reequilíbrio de preços dos contratos está disposta na Lei 8.666/93, art. 65, inciso II, alínea “d” e parágrafo 5º.

3.4.3. A Repactuação, o Reajuste e o Reequilíbrio dos preços deverão ser formalizados por meio de processo eletrônico no sistema SEI-IFMG, conforme respectivo fluxograma disponibilizado na base de conhecimentos do SEI-IFMG.

Seção V - Do Encerramento dos Contratos

3.5.1. Quando do encerramento do contrato, deverá ser observado o disposto na IN SEGES/MP nº 05/2017, Capítulo V, Seção VII.

3.5.2. O encerramento do contrato será formalizada por meio de processo eletrônico no sistema SEI-IFMG, conforme fluxograma disponibilizado na base de conhecimentos do SEI-IFMG.

Seção VI - Da Rescisão dos Contratos

3.6.1. A previsão legal sobre a Inexecução e da Rescisão dos Contratos está disposta na Lei 8.666/93, Capítulo III, Seção V.

3.6.2. A rescisão do contrato será formalizada por meio de processo eletrônico no sistema SEI-IFMG, conforme fluxograma disponibilizado na base de conhecimentos do SEI-IFMG.

CAPÍTULO IV - DA FISCALIZAÇÃO DOS CONTRATOS

Seção I - Da Reunião Inicial

4.1.1. O Fiscal do Contrato deverá promover reunião inicial, em até 10 (dez) dias após a assinatura do contrato, devidamente registrada em ata, com o representante da Contratada.

4.1.1.2 As atas decorrentes da reunião inicial e de outras deverão ser registradas em processo SEI tipo: “Contratos: Fiscalização de Contratos” e ser vinculada ao processo do contrato.

4.1.2. Para esta reunião, o Fiscal do Contrato deverá convocar formalmente os fiscais administrativos e setoriais, quando houver, e a Contratada, podendo convidar outros envolvidos no processo de contratação.

4.1.3. Nessa reunião, a Contratada deverá indicar formalmente o seu preposto, informando todos os seus dados pessoais e funcionais, e apresentar o Plano Complementar, se for o caso.

4.1.4. Na Reunião Inicial deverá ser apresentado o Plano de Fiscalização, que conterá informações acerca das obrigações contratuais, dos mecanismos de fiscalização, das estratégias para execução do objeto, do plano complementar de execução da Contratada, quando houver, do método de aferição dos resultados e das sanções aplicáveis, dentre outros, tais como: o Termo de Compromisso de Manutenção de Sigilo e a Declaração de Nepotismo, quando aplicáveis.

4.1.5. Durante a reunião deve ser esclarecido que as ocorrências acerca da execução contratual serão registradas no sistema SUAP, durante toda a vigência da prestação dos serviços.

Seção II - Do Acompanhamento da Execução

4.2.1. O acompanhamento da execução do contrato deve observar:

A Instrução Normativa SEGES/MP nº 5, de 25 de maio de 2017, Capítulo V, Seção III e seus anexos;

1

A Instrução Normativa SGD/ME nº 01/2019, de 01 de abril de 2019, nos contratos de soluções de Tecnologia da Informação;

0

O Plano de Fiscalização, que conterá informações acerca das obrigações contratuais, dos mecanismos de fiscalização, das estratégias para execução do objeto, do plano complementar de execução da Contratada, quando houver, do método de aferição dos resultados e das sanções aplicáveis, dentre outros, tais como: o Termo de Compromisso de Manutenção de Sigilo e a Declaração de Nepotismo, quando aplicáveis.

0

O Contrato e seus aditivos;

0

O Edital e Termo de Referência;

0

A Proposta comercial da Contratada com todos os seus itens, condições e preços;

1

O Instrumento de Medição de Resultado (IMR) ou instrumento substituto, se for o caso;

1

O Mapa de Riscos.

0

Seção III - Do Processo de Pagamento

4.3.1. O pagamento deverá ser efetuado em consonância com as regras previstas no Anexo XI da IN SEGES nº 05/2017, complementado pela IN SGD/ME nº 01/2019 nos contratos de soluções de Tecnologia da Informação.

4.3.2. O processo de pagamento deverá ser efetivado pelo sistema SEI-IFMG, conforme fluxograma respectivo de cada tipo de processo de pagamento.

4.3.3. As medições dos valores executados deverão ser registradas no sistema SUAP, e o despacho correspondente deverá ser incluído no processo de pagamento.

4.3.4. O Relatório de Fiscalização deverá ser incluído no processo de pagamento, conforme modelos do Anexo II.

Seção IV - Do Processo de Aplicação de Sanções

4.4.1. O processo de aplicação de sanções administrativas será objeto de normativo próprio.

CAPÍTULO V - DO SISTEMA ELETRÔNICO DE INFORMAÇÕES - SEI-IFMG

5.1. A Portaria IFMG nº 1151, de 27 de setembro de 2017 dispõe sobre a implantação e o funcionamento do Sistema de tramitação por meio eletrônico de processo administrativo no âmbito do IFMG – SEI-IFMG.

5.2. A Portaria IFMG nº 877, de 21 de agosto de 2020 dispõe sobre a instituição da norma de utilização do Sistema Eletrônico de Informações - SEI.

5.3. Os processos de assinatura de contratos e de seus termos aditivos e apostilamentos devem ser tramitados por meio do sistema SEI-IFMG.

5.3.1. Estão disponíveis na base de conhecimentos do SEI-IFMG o fluxograma de cada processo.

CAPÍTULO VI - DO SISTEMA UNIFICADO DE ADMINISTRAÇÃO PÚBLICA - SUAP

6.1. A Portaria IFMG nº 1579, de 16 de dezembro de 2019 dispõe sobre a instituição do Sistema Unificado de Administração Pública - SUAP no âmbito do IFMG.

6.2. Os contratos e seus termos aditivos e de apostilamentos devem ser arquivados no sistema SUAP-IFMG.

CAPÍTULO VII - CONSIDERAÇÕES GERAIS

7.1. Os modelos de Listas de Verificação (Checklists) e de Relatórios, constantes dos Anexos I e II deste manual, são apenas para referência, devendo ser adequados à realidade de cada contratação explicitada no Plano de Fiscalização.

7.2. Os modelos de documentos e formulários da IN SEGES nº 05/2017 e IN SGD/ME nº 01/2019 devem ser observados, podendo ser substituídos por outros modelos equivalentes definidos formalmente pelo IFMG.

7.3. O recebimento de faturas digitais deve ser priorizado em relação ao recebimento de faturas impressas, sempre que esta opção for ofertada pela Contratada.

ANEXOS

ANEXO I - MODELOS DE LISTAS DE VERIFICAÇÃO (CHECKLISTS)

Seção I - Lista de Verificação do Fiscal Técnico

LISTA DE VERIFICAÇÃO - FISCAL TÉCNICO - MENSAL
LISTA DE VERIFICAÇÃO DE DOCUMENTOS PARA CONFERÊNCIA E PAGAMENTO DE FATURAS DE CONTRATOS DE PRESTAÇÃO DE SERVIÇOS
Código da Unidade:		Pagamento nº:	Contrato nº:
Contratada/CNPJ:			Contato da Contratada:
Objeto do Contrato:			Período de Avaliação: (mensal, quinzenal, trimestral, etc.)
Número de Funcionários:			Período de Vigência do Contrato:
Nota Fiscal nº:		Vencimento da Fatura:	Saldo da Nota de Empenho:
Mês de Referência:			Valor da Fatura:
			SIM	NÃO	OBSERVAÇÕES
1	Participou da elaboração do Plano de Fiscalização?				Informar somente no 1º mês de execução
2	Participou da Reunião Inicial de Fiscalização?				Informar somente no 1º mês de execução
3	Existe Instrumento de Medição de Resultado (IMR) ou similar? (lembrar de seguir modelo da IN 05- Anexo V-B)
4	Avaliar diariamente a execução do objeto, e se for o caso, utilizar Instrumento de Medição de Resultado (IMR) ou equivalente
5	Existe redimensionamento no pagamento com base no IMR ou equivalente?
6	Houve apresentação ao preposto da avaliação da execução do objeto de desempenho? (lembrar que o preposto precisa assinar para ter validade)
7	Houve apresentação de justificativa pela contratada sobre a prestação de serviço com menor nível de conformidade? (lembrar que consiste numa situação excepcional)
8	Aceitou ou não a justificativa apresentada pela contratada para a prestação do serviço com menor nível de conformidade, desde que comprovada a excepcionalidade da ocorrência, resultante exclusivamente de fatores imprevisíveis e alheios ao controle do prestador?
9	A contratada possui comportamento contínuo de desconformidade da prestação de serviço em relação à qualidade exigida? (lembrar que deve ser aberto processo de aplicação de sanção)
10	Consultar SICAF - encontra-se regular?
11	Elaborou relatório circunstanciado com o recebimento provisório?
12	Inseriu todos os documentos no SAPIENS?
13	Remeteu ao Gestor de Contrato?
14	Em caso de prorrogação, elaborar relatório ao Gestor do Contrato referente a manutenção da necessidade, economicidade e oportunidade da contratação
Observações: 1. Esta lista de verificação não está completa, devendo ser adaptada, NO QUE COUBER, pela fiscalização para a realidade de cada contrato explicitada no Plano de Fiscalização. 2. O cumprimento completo desta lista não exime o fiscal das demais obrigações contidas no contrato e anexos.
Data:
Assinatura:

Seção II - Lista de Verificação do Fiscal Administrativo

Seção II-A - Fiscal Administrativo - Diretrizes

LISTA DE VERIFICAÇÃO - FISCAL ADMINISTRATIVO - DIRETRIZES (OBSERVAÇÕES OBRIGATÓRIAS)
LISTA DE VERIFICAÇÃO DE DOCUMENTOS PARA CONFERÊNCIA E PAGAMENTO DE FATURAS DE CONTRATOS DE PRESTAÇÃO DE SERVIÇOS
Código da Unidade:		Pagamento nº:	Contrato nº:
Contratada/CNPJ:			Contato da Contratada:
Objeto do Contrato:
Número de Funcionários:			Período de Vigência do Contrato:
Nota Fiscal nº:		Vencimento da Fatura:	Saldo da Nota de Empenho:
Mês de Referência:			Valor da Fatura:
			SIM	NÃO	OBSERVAÇÕES
NA FISCALIZAÇÃO INICIAL - MOMENTO EM QUE O SERVIÇO É INICIADO
1	Planilha resumo de todo o contrato - contém todas as informações sobre os empregados (nome completo, CPF, função exercida, salário, adicionais, gratificações, benefícios recebidos com suas especificações, quantidades e valores, horário de trabalho, férias, licenças, faltas, ocorrências e horas extras trabalhadas)
2	Conferência por amostragem de todos os registros na CTPS
3	Conferência do número de terceirizados por função com a quantidade prevista no contrato
4	Conferência do salário com a CCT, contrato e salário mínimo nacional, estadual
5	Existem outras obrigações da contratante constantes da CCT? (informar quais)
6	Existem condições insalubres ou de periculosidade?
NO PRIMEIRO MÊS DA PRESTAÇÃO DOS SERVIÇOS - DOCUMENTOS AUTENTICADOS
7	Relação dos empregados com nome completo, cargo, função, horário do posto, RG, CPF, indicação dos responsáveis técnicos pela execução dos serviços
8	CTPS dos empregados e responsáveis devidamente assinada pela contratada
9	Exames médicos admissionais dos empregados da contratada
10	Declaração de responsabilidade exclusiva da contratada sobre a quitação dos encargos trabalhistas e sociais
11	Demais itens referentes a administração técnica e administrativa
NA FISCALIZAÇÃO MENSAL (A SER FEITA ANTES DO PAGAMENTO DA FATURA)
12	Deve ser feita a retenção da contribuição previdenciária no valor de 11% sobre o valor da fatura e dos impostos incidentes
13	Comprovação de que a empresa mantém reserva de cargos para pessoa com deficiência ou reabilitado (art. 66-lei 8666/93)
NA FISCALIZAÇÃO DIÁRIA
14	As solicitações são dirigidas ao preposto (reclamações, cobranças)?
15	Existem compensações de jornadas e de folgas (quem autorizou)?
16	A jornada de trabalho dos empregados é conferida por amostragem diariamente?
FISCALIZAÇÃO PROCEDIMENTAL
17	Os salários dos empregados estão de acordo com a CCT?
18	Existe pedido de repactuação?
19	A concessão de férias e licenças está sendo cumprida?
20	Existe o cumprimento pela contratada da estabilidade provisória de seus empregados?
FISCALIZAÇÃO POR AMOSTRAGEM
21	Contribuições previdenciárias e do FGTS
22	Extratos da conta do FGTS
23	Todos os funcionários foram avaliados no prazo de 1 ano?
Observações: 1. Esta lista de verificação não está completa, devendo ser adaptada, NO QUE COUBER, pela fiscalização para a realidade de cada contrato explicitada no Plano de Fiscalização. 2. O cumprimento completo desta lista não exime o fiscal das demais obrigações contidas no contrato e anexos.
Data:
Assinatura:

Seção II-B - Fiscal Administrativo - Contratos Comuns

LISTA DE VERIFICAÇÃO - FISCAL ADMINISTRATIVO - CONTRATOS COMUNS
LISTA DE VERIFICAÇÃO DE DOCUMENTOS PARA CONFERÊNCIA E PAGAMENTO DE FATURAS DE CONTRATOS DE PRESTAÇÃO DE SERVIÇOS
Código da Unidade:		Pagamento nº:	Contrato nº:
Contratada/CNPJ:			Contato da Contratada:
Objeto do Contrato:			Período de Avaliação: (mensal, quinzenal, trimestral, etc.)
Número de Funcionários:			Período de Vigência do Contrato:
Nota Fiscal nº:		Vencimento da Fatura:	Saldo da Nota de Empenho:
Mês de Referência:			Valor da Fatura:
			SIM	NÃO	OBSERVAÇÕES
1	Participou da elaboração do Plano de Fiscalização?				Informar somente no 1º mês de execução
2	Participou da Reunião Inicial de fiscalização?				Informar somente no 1º mês de execução
3	A empresa entregou todos os documentos de todos os funcionários?
4	A fiscalização foi feita com base em amostragem? Anote quais documentos
5	NO CASO DE EMPRESAS REGIDAS PELA CLT, NO 1º MÊS E NA ADMISSÃO DE NOVOS EMPREGADOS FOI APRESENTADO: (análise total em 30 dias prorrogáveis por mais 30, justificadamente)
5.1	a) Relação dos empregados contendo nome completo, cargo, função, horário do posto, número da carteira de identidade RG, CPF, indicação dos responsáveis técnicos pela execução dos serviços, se for o caso
5.2	b) Carteira de Trabalho e Previdência Social (CTPS) dos empregados e responsáveis técnicos, se for o caso, assinado pela contratada
5.3	c) Exame médico admissional dos empregados que prestarão os serviços
6	A EMPRESA APRESENTOU JUNTO COM O RELATÓRIO DE PRESTAÇÃO DE SERVIÇOS A DOCUMENTAÇÃO ABAIXO, REFERENTE AO MÊS ANTERIOR? (análise total em 30 dias prorrogáveis por mais 30 justificadamente)
6.1	a) SICAF
6.1.1	- Contracheque de pagamento do salário ou recibo de depósito bancário
6.1.2	- Folha de pagamento analítica
6.1.3	- Comprovante de entrega de vale refeição (art. 34, IN 06/2013 e lei 6321/76-pat)
6.1.4	- Comprovante de entrega de vale alimentação (art. 34, IN 06/2013)
6.1.5	- Comprovante de pagamento de cesta básica (art. 34, IN 06/2013)
6.1.6	- Comprovante de pagamento do vale transporte (art. 34, IN 06/2013)
6.1.7	- Relatório de horas trabalhadas/folha de ponto (art. 34, IN 06/2013)
6.1.8	- Planilha de valores retidos em conta vinculada
6.1.9	- Guia de recolhimento de FGTS-GRF (art. 34 IN 06/2013)
6.1.10	- Guia de recolhimento da previdência social - GPS (art. 34, IN 06/2013)
6.1.11	- Guia de recolhimento-GFIP (art. 34, IN 06/2013)
6.1.12	- Benefícios suplementares conforme CCT (PLR, dissídio e etc.) (art. 34, IN 06/2013)
6.2	b) CND
6.3	c) Certidão Estadual
6.4	d) Certidão Municipal
6.5	e) CRF (FGTS)
6.6	f) CNDT
7	FOI SOLICITADA PELA ADMINISTRAÇÃO A APRESENTAÇÃO DOS DOCUMENTOS ABAIXO? (análise em 30 dias prorrogáveis por mais 30 justificadamente)
7.1	a) Extrato do INSS e do FGTS de qualquer empregado, a critério da administração
7.2	b) Cópia da folha de pagamento analítica de qualquer mês da prestação dos serviços, constando a AGU como tomadora
7.3	c) Cópia dos contracheques dos empregados relativos a qualquer mês de prestação dos serviços, ou cópia dos recibos de depósito bancário
7.4	d) comprovante da entrega de benefícios suplementares (relativos a qualquer mês e de qualquer empregado)
7.4.1	d.1) vale transporte
7.4.2	d.2) vale alimentação
7.4.3	d.3) cesta básica
7.4.4	d.4) comprovante de realização de cursos/treinamentos de reciclagem
7.5	Pagamento do 13º salário
7.5.1	Pagamento da (1ª parcela)
7.5.2	Pagamento da (2ª parcela)
7.6	Previdenciária (INSS)
7.6.1	Previdenciária (INSS) referente ao 13º 1º parcela
7.6.2	Previdenciária (INSS) referente ao 13º 2º parcela
7.7	Concessão de férias e correspondente pagamento doadicional, na forma de lei
7.8	Exigir da empresa a apresentação do PPRA (Programa de Prevenção de Riscos Ambientais) e PCMSO (Programa de Controle Médico de Saúde Ocupacional) (estes documentos devem ser exigidos uma vez por ano e arquivados no processo de fiscalização para controle do fiscal)
7.9	Houve admissão ou demissão de funcionários? Anote quais documentos trabalhistas foram encaminhados (RAIS e CAGED)
7.10	Houve apresentação de comprovante de pagamento da 1º parcela do PPR? (ver prazo na CCT)
7.11	Houve apresentação de comprovante de pagamento da 2º parcela do PPR? (ver prazo na CCT)
7.12	Foram pagos benefício social e benefício natalidade?
7.13	Os uniformes foram entregues?
8	HOUVE EXTINÇÃO OU RESCISÃO DO CONTRATO? FORAM APRESENTADOS APÓS O ÚLTIMO MÊS DE PRESTAÇÃO DOS SERVIÇOS OS DOCUMENTOS ABAIXO? (análise em 30 dias prorrogáveis por mais 30 justificadamente)
8.1	a) Termos de rescisão dos contratos de trabalho dos empregados devidamente homologados
8.2	b) Guias de recolhimento da contribuição previdenciária e do FGTS referentes às rescisões
8.3	c) Extratos dos depósitos efetuados nas contas vinculadas individuais do FGTS de cada empregado dispensado
8.4	d) Exames médicos demissionais
9	NO CASO DE COOPERATIVA
9.1	a) Recolhimento da contribuição previdenciária do INSS em relação à parcela de responsabilidade do cooperado
9.2	b) Recolhimento da contribuição previdenciária em relação à parcela de responsabilidade da cooperativa
9.3	c) Comprovante de distribuição de sobras e produção
9.4	d) Comprovação da aplicação do Fundo de Assistência Técnica Educacional e Social (FATES)
9.5	e) Comprovação da aplicação em fundo de reserva
9.6	f) Comprovação de criação do fundo para pagamento do 13º salário e das férias
10	NO CASO DE OSCIPS E ORGANIZAÇÕES SOCIAIS
10.1	a) Atendeu a eventuais obrigações decorrentes da legislação que as rege?
OS ITENS A SEGUIR DEVEM SER APLICADOS PARA TODOS OS CONTRATOS
11	Houve manifestação do público usuário para rescisão contratual?
12	Houve aplicação de penalidade/sanção?
13	Houve prazo para correção das obrigações trabalhistas ou condição de habilitação - houve justificativa? (ausência de má fé e de incapacidade da empresa para corrigir)
14	Houve relatório de verificação comprovando o efetivo dispêndio de salário e contribuições trabalhistas, previdenciárias e do FGTS do mês anterior?
15	Em caso de prorrogação, apresentar relatório ao gestor do contrato referente à manutenção da necessidade, economicidade e oportunidade da contratação
Observações: 1. Esta lista de verificação não está completa, devendo ser adaptada, NO QUE COUBER, pela fiscalização para a realidade de cada contrato explicitada no Plano de Fiscalização. 2. O cumprimento completo desta lista não exime o fiscal das demais obrigações contidas no contrato e anexos.
Data:
Assinatura:

ANEXO II - MODELOS DE RELATÓRIOS

Seção I - Relatório de Fiscalização Setorial

RELATÓRIO DE FISCALIZAÇÃO SETORIAL

Contrato: xxxx/20xx;

Fornecedor: xxxxxx xxxxxx;

Unidade: xxxx;

UASG: xxxxxx - xxxxxx;

Aplicadas a Lista de Verificação do Fiscal Técnico, a Lista de Verificação do Fiscal Administrativo e verificado as ocorrências registradas no SUAP, foram identificadas as seguintes não conformidades:

Xxxx

0
Xxxx

0
Xxxx

0
Xxxx

0

...

Xxxx

0

( apresente aqui suas considerações a respeito da contratação no período, em especial, considerando as informações apresentadas acima, informando se houve ou não a abertura de processo de notificação à contratada ou de processo administrativo, indicando o número do processo. )

Local e Data.

(assinatura eletrônica)

Nome do fiscal

Fiscal Técnico

Portaria de Designação nº xx/xxxx, de xx de xxxx de 20xx

Contrato nº xx/20xx

Seção II - Relatório de Fiscalização Técnica

RELATÓRIO DE FISCALIZAÇÃO TÉCNICA

Contrato: xxxx/20xx;

Fornecedor: xxxxxx xxxxxx;

Unidade: xxxx;

UASG: xxxxxx - xxxxxx;

Xxxx

0
Xxxx

0
Xxxx

0
Xxxx

0

...

Xxxx

0

Local e Data.

(assinatura eletrônica)

Nome do fiscal

Fiscal Técnico

Portaria de Designação nº xx/xxxx, de xx de xxxx de 20xx

Contrato nº xx/20xx

Seção III - Relatório de Fiscalização Administrativa

RELATÓRIO DE FISCALIZAÇÃO ADMINISTRATIVA

Contrato: xxxx/20xx;

Fornecedor: xxxxxx xxxxxx;

Unidade: xxxx;

UASG: xxxxxx - xxxxxx;

Aplicadas a Lista de Verificação do Fiscal Administrativo e verificado as ocorrências registradas no SUAP, foram identificadas as seguintes não conformidades:

Xxxx

0
Xxxx

0
Xxxx

0
Xxxx

0

...

Xxxx

0

Local e Data.

(assinatura eletrônica)

Nome do fiscal

Fiscal Administrativo

Portaria de Designação nº xx/xxxx, de xx de xxxx de 20xx

Contrato nº xx/20xx

Seção IV - Relatório com Justificativa para Prorrogação Contratual

RELATÓRIO COM JUSTIFICATIVA PARA PRORROGAÇÃO CONTRATUAL

Contrato: xxxx/20xx;

Fornecedor: xxxxxx xxxxxx;

SEI Nº: xxxxxxxxxxxxxxx

Unidade: xxxx;

UASG: xxxxxx - xxxxxx;

[ apresente aqui o escopo da contratação e a sua importância para o desenvolvimento das atividades da área, unidade ou até mesmo da instituição como um todo, justificando, de forma contundente, o prosseguimento ou não do processo de prorrogação ]

Local e Data.

(assinatura eletrônica)

Nome do fiscal

Fiscal Administrativo

Portaria de Designação nº xx/xxxx, de xx de xxxx de 20xx

Contrato nº xx/20xx

ANEXO III - MODELOS DE E-MAILS PARA O SISTEMA SUAP

Seção I - Informação sobre Inclusão, Exclusão ou Alteração dos Responsáveis pelo Contrato

Assunto: Informação sobre Inclusão, Exclusão ou Alteração dos Responsáveis pelo Contrato.

Prezado Sr./Srª xxxxxxxxxxxx;

Informo que você foi cadastrado no sistema SUAP como xxxxxxxx do contrato abaixo:

Contrato: xxxx/20xx;

Fornecedor: xxxxxx xxxxxx;

Objeto: xxxxx

Não responda a este e-mail. Esta é uma mensagem gerada automaticamente pelo sistema SUAP.

Em caso de dúvidas, ligue para a Área de Gerenciamento de Contratos do Campus ou da Reitoria.

Seção II - Relação dos Contratos a Vencer em 180, 150, 120, 90 e 60 dias

Assunto: Relação dos Contratos a Vencer em 180, 150, 120, 90 e 60 dias.

Prezado Sr./Srª xxxxxxxxxxxx,

Solicitamos que sejam providenciados os seguintes documentos, considerando a proximidade do término da vigência dos contratos relacionados no quadro abaixo:

a) ofício de consulta à Contratada sobre o interesse na PRORROGAÇÃO contratual, bem como a resposta;

0

b) relatório conciso de avaliação da execução contratual (Relatório da Fiscalização Técnica), de forma a subsidiar a decisão administrativa quanto à respectiva prorrogação;

0

c) justificativa da necessidade de manutenção ou contratação de serviço (Relatório com Justificativa para Prorrogação Contratual), acompanhada de propostas de preços. No caso de nova contratação, deve ser encaminhada a especificação detalhada do objeto;

0

d) SE FOR O CASO, apresentar pesquisas de preços no mercado local, com, no mínimo, 03 (três) propostas de empresas, ou cópias de outros contratos administrativos vigentes, referentes à prestação de serviço semelhante ao contratado, de forma a comprovar que a prorrogação é mais vantajosa para a Administração, em atendimento a Instrução Normativa SGD/ME nº 73, de 05 de agosto de 2020.

0

Salientamos que os procedimentos acima visam a dar maior celeridade ao processo de prorrogação ou de nova contratação, e permitirão à Área de Gerenciamento de Contratos o tempo necessário para análise, diminuindo os riscos na perda dos prazos de assinatura e publicação dos termos contratuais, bem como a adoção de outras providências que o caso possa requerer.

A documentação relacionada acima deverá ser formalmente encaminhada pelo sistema SEI, conforme fluxograma de prorrogação contratual, em até 60 (sessenta) dias antes do vencimento do contrato, em caso de prorrogação contratual, ficando a cargo dos responsáveis o encargo pela interrupção dos serviços.

Para nova contratação a documentação pertinente deverá ser formalmente encaminhada pelo sistema SEI e SISPLAN, conforme checklist do setor de licitações, em até 120 (cento e vinte) dias antes do vencimento do contrato.

Contratos a Vencer em 180, 150, 120, 90 e 60 dias
Número Contrato	Processo	Fornecedor	CNPJ/CPF	Objeto	Valor Global (R$)	Vig. Início	Vig. Fim

Não responda a este e-mail. Esta é uma mensagem gerada automaticamente pelo sistema SUAP.

Em caso de dúvidas, ligue para a Área de Gerenciamento de Contratos do Campus ou da Reitoria.

Seção III - Relação dos Contratos sob sua Responsabilidade

Assunto: Contratos sob sua Responsabilidade

Prezado Sr./Srª XXXXXXX;

Este e-mail consiste em extrato mensal de todos os instrumentos contratuais nos quais V.S.ª está cadastrado no Sistema SUAP, com alguma responsabilidade.

Favor acompanhar as vigências desses contratos, com o objetivo de possibilitar a adoção em tempo hábil dos procedimentos inerentes à prorrogação contratual, de modo a minimizar os riscos de perda dos prazos de assinatura e publicação de Termo Aditivo ou Apostilamento, bem como de interrupção da prestação de serviço ou fornecimento de material.

Relação dos Contratos sob sua Responsabilidade
Número Contrato	Processo	Fornecedor	CNPJ/CPF	Objeto	Valor Global (R$)	Vig. Início	Vig. Fim

Lembramos da importância de manter-se atualizado no tocante às informações dos seus respectivos contratos, razão pela qual é enviado este e-mail, mensalmente, bem como de manter atualizado o sistema SUAP com todas as informações do contrato. Caso não seja mais responsável por algum contrato listado a seguir, favor entrar em contato com a Área de Gerenciamento de Contratos do Campus ou da Reitoria.

Não responda a este e-mail. Esta é uma mensagem gerada automaticamente pelo sistema SUAP.

Em caso de dúvidas, ligue para a Área de Gerenciamento de Contratos do Campus ou da Reitoria.

Seção IV - Notificação de Ocorrência

Assunto: NOTIFICAÇÃO DE OCORRÊNCIA – Contrato xxxx/20xx

NOTIFICAÇÃO DE OCORRÊNCIA

Foi registrada uma Ocorrência no sistema SUAP, com as seguintes informações:

Data da Ocorrência: xx/xx/20xx;

Texto da Ocorrência: xxxxxx xxxx x xxxxx xxxx x.

Contrato: xxxx/20xx;

Fornecedor: xxxxxx xxxxxx;

UNIDADE: xxxx;

Responsável pelo registro:

Nome: xxxxxx;

E-mail: xxxxxxx@ifmg.edu.br;

Função: Fiscal xxxx;

Unidade: Todas Unidades de Abrangência do Contrato;

Não responda a este e-mail. Esta é uma mensagem gerada automaticamente pelo sistema SUAP.

Em caso de dúvidas, ligue para a Área de Gerenciamento de Contratos do Campus ou da Reitoria.

ANEXO IV - Modelo para Termo de Compromisso e Manutenção de Sigilo

[Órgão Interessado]

[Qualificação: nome, nacionalidade, CPF, identidade (nº, data e local de expedição), filiação e endereço], perante o(a) [órgão ou entidade], declaro ter ciência inequívoca da legislação sobre o tratamento de informação classificada cuja divulgação possa causar risco ou dano à segurança da sociedade ou do Estado, e me comprometo a guardar o sigilo necessário, nos termos da Lei nº 12.527, de 18 de novembro de 2011, e a:

a) tratar as informações classificadas em qualquer grau de sigilo ou os materiais de acesso restrito que me forem fornecidos pelo(a) [órgão ou entidade] e preservar o seu sigilo, de acordo com a legislação vigente;

0

b) preservar o conteúdo das informações classificadas em qualquer grau de sigilo, ou dos materiais de acesso restrito, sem divulgá-lo a terceiros;

0

c) não praticar quaisquer atos que possam afetar o sigilo ou a integridade das informações classificadas em qualquer grau de sigilo, ou dos materiais de acesso restrito; e

0

d) não copiar ou reproduzir, por qualquer meio ou modo: (i) informações classificadas em qualquer grau de sigilo; (ii) informações relativas aos materiais de acesso restrito do (da) [órgão ou entidade], salvo autorização da autoridade competente.

0

Declaro que [recebi] [tive acesso] ao (à) [documento ou material entregue ou exibido ao signatário], e por estar de acordo com o presente Termo, o assino na presença das testemunhas abaixo identificadas.

Local e Data

Assinatura do empregado

[Duas testemunhas identificadas]

ANEXO V - Modelo de Declaração de Nepotismo

Declaração de Nepotismo

Dados do Empregado

Nome: CPF:

Função:

Empresa: CNPJ:

Declaro que:

( ) Não possuo parente exercendo atividade funcional no Instituto Federal de Minas Gerais ou no mesmo contrato em questão.

( ) Possuo parente exercendo atividade funcional no Instituto Federal de Minas Gerais, conforme especificado abaixo:

Nome:

Grau de parentesco:

Cargo/Função:

Lotação:

( ) Possuo parente exercendo atividade funcional no mesmo contrato em questão,conforme especificado abaixo:

Nome:

Grau de parentesco:

Cargo/Função:

Local e Data

Assinatura do empregado

Nome do responsável pela contratada

CPF do responsável pela contratada

Assinatura do Responsável pela contratada

Entrar

REGULAMENTAÇÃO DA GESTÃO E FISCALIZAÇÃO DE CONTRATOS ADMINISTRATIVOS NO IFMG

APRESENTAÇÃO

SUMÁRIO

CAPÍTULO I - DISPOSIÇÕES PRELIMINARES

Seção I - Legislação

Seção II - Perfis de Atuação

Seção III - Regras Gerais para as Designações

Subseção I - Dos Gestores de Contratos

Subseção II - Dos Fiscais de Contratos

CAPÍTULO II - DAS COMPETÊNCIAS

Seção I - Fiscal Administrativo

Seção II - Fiscal Técnico

Seção III - Fiscal Setorial

Seção IV - Público Usuário

Seção V - Gestor do Contrato

Seção VI - Área de Orçamento e Finanças

Seção VII - Área de Gerenciamento de Contratos

Seção XIII - Das Vedações

CAPÍTULO III - DA GESTÃO DOS CONTRATOS

Seção I - Da Formalização e Publicação dos Contratos

Seção II - Da Vigência e da Prorrogação

Seção III - Da Alteração dos Contratos

Seção IV - Da Repactuação, do Reajuste e da Revisão de Preços dos Contratos

Seção V - Do Encerramento dos Contratos

Seção VI - Da Rescisão dos Contratos

CAPÍTULO IV - DA FISCALIZAÇÃO DOS CONTRATOS

Seção I - Da Reunião Inicial

Seção II - Do Acompanhamento da Execução

Seção III - Do Processo de Pagamento

Seção IV - Do Processo de Aplicação de Sanções

CAPÍTULO V - DO SISTEMA ELETRÔNICO DE INFORMAÇÕES - SEI-IFMG

CAPÍTULO VI - DO SISTEMA UNIFICADO DE ADMINISTRAÇÃO PÚBLICA - SUAP

CAPÍTULO VII - CONSIDERAÇÕES GERAIS

ANEXOS

ANEXO I - MODELOS DE LISTAS DE VERIFICAÇÃO (CHECKLISTS)

Seção I - Lista de Verificação do Fiscal Técnico

Seção II - Lista de Verificação do Fiscal Administrativo

Seção II-A - Fiscal Administrativo - Diretrizes

Seção II-B - Fiscal Administrativo - Contratos Comuns

ANEXO II - MODELOS DE RELATÓRIOS

Seção I - Relatório de Fiscalização Setorial

Seção II - Relatório de Fiscalização Técnica

Seção III - Relatório de Fiscalização Administrativa

Seção IV - Relatório com Justificativa para Prorrogação Contratual

ANEXO III - MODELOS DE E-MAILS PARA O SISTEMA SUAP

Seção I - Informação sobre Inclusão, Exclusão ou Alteração dos Responsáveis pelo Contrato

Seção II - Relação dos Contratos a Vencer em 180, 150, 120, 90 e 60 dias

Seção III - Relação dos Contratos sob sua Responsabilidade

Seção IV - Notificação de Ocorrência

ANEXO IV - Modelo para Termo de Compromisso e Manutenção de Sigilo

ANEXO V - Modelo de Declaração de Nepotismo

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